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Método Getting Things Done (GTD)

Viernes, 11 Abril 2008

Hace unos meses me hablaron de esta metodología, está pensada y diseñada para ayudar a toda la gente que va tapada de trabajo (o sea, todo el mundo). Aunque yo creo que "quien no tiene tiempo es porque no tiene clara sus prioridades", está claro que con un poco de metodología uno puede ser más eficiente y efectivo. Mi amigo Rubén Mansilla me envía este interesante resumen acerca de esta metodología de trabajo. Vale la pena echarle un vistazo.

GTD: Una metodología para la realización de tareas (Rubén Mansilla)

- insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto; por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad.

- se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer.

- para cada tarea, reflexionar previamente sobre la misma y generar una lista de las acciones que deben realizarse luego (no ponerse a pensar sobre la marcha)

Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything:

"Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen - no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento."

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel. El sistema de recordatorios debe estar dedicado para ello y para ninguna otra cosa.

El método se basa en los siguientes principios:

1. Recolectar: Capturar todo lo que se necesite seguir, recordar o realizar en un "cubo" (un dispositivo de almacenamiento); nada debe quedar en la cabeza, sino almacenado en el cubo; éste debe vaciarse al menos una vez por semana.

2. Procesar: En el procesamiento del cubo debe seguirse estrictamente este orden:

i. Comenzar por el principio

ii. No procesar más de un elemento a la vez

iii. Nunca devolver un elemento al cubo

iv. Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:

a. si lleva *menos de dos minutos*, hacerla

b. si no es una tarea propia, delegarla apropiadamente

c. posponerla

v. Si un elemento no requiere una acción:

a. registrarlo como referencia

b. eliminarlo, en caso de que no sea realizable

c. incubarlo, en el caso en el que no pueda realizarse por el momento.

3. Organizar: las siguientes listas describen categorías de elementos que esperan ser atendidos

a. Acciones próximas – Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas.

b. Proyectos – toda tarea abierta que requiere más de una acción para ser realizada

c. En espera – cuando tu has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobad periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.

d. Algún día/Quizá – se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser ‘aprender Chino’ o ‘tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo’.

4. Revisar: La disciplina GTD requiere que se revise al menos semanalmente el contenido de nuestro "cubo", los proyectos abiertos, y los elementos en espera, asegurando que cualquier nueva tarea o eventos entrantes sean registrados en el sistema y que todo esta al día.

5. Hacer: Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas.

Más info: http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

8 comentarios en “Método Getting Things Done (GTD)”

  1. Nacho (a.k.a FANatiko) dijo:

    Como programador, la primera frase que me viene a la cabeza al oir sobre metodología es que: “una metodología sirve para vender libros sobre ella”.

    Yo leí el libro de David Allen y estuve un tiempo leyendo lifehacker y 43 folders, pero al final no llegue a conectar con el rollo del GTD. Creo que es más pragmático y menos “filosófico” el Time Management for System Administrators.

  2. Anna dijo:

    Dídac, hace ya casi un año que adopté el GTD como método para organizar el trabajo y las tareas. Bien, no de una manera integral, pero sí adaptándolo a mis necesidades. Al principio cuesta un poco porque gran parte es cuestión de hábitos y éstos deben adquirirse con constancia, pero al cabo de unas semanas empiezas a ver los beneficios de ser una persona organizada y no son pocos: más productivo, más eficaz y eficiente, más relajado, más “libre” de tareas en la cabeza… para poderla dedicar a pensar en cosas verdaderamente importantes. Os lo recomiendo.

  3. Daniel dijo:

    Yo voy a darle una oportunidad al metodo este a ver que tal va.

    Encontre el link castellano:
    es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

    Os dejo mi messenger, como hay tanto figuerenc por aquí… :)
    danielcalderongalvez@hotmail.com

    Saludos!

  4. Rubén dijo:

    Creo que esta metodología podría combinarse con “Divide y Conquista” [http://en.wikipedia.org/wiki/Divide_and_conquer_algorithm] para ayudar en el plannig de proyectos grupales. De esta manera, el lider del proyecto es quien tendrá a cargo la recolección y organización de las tareas relacionadas al proyecto y podrá delegar luego “pilas” de tareas (con un mismo contexto) a los desarrolladores. Éstos luego podrán usar GTD de forma directa.

    Coincido también con Anna en que la metodología exige de constancia; sin ésta no se verán los beneficios de aplicar esta disciplina (siempre es bueno mantener las cosas ordenadas y dedicarse a pensar en soluciones y no en los pendientes…)

    Saludos.

  5. Rodolfo dijo:

    Hola Didac,

    Primero que nada te felicito por el blog!! Lo conozco desde hace poco tiempo y me resulta muy interesante e inspirador.

    Hace un tiempo escribí un post sobre como aplico esta metodología utilizando los elementos más simples que nos proporcionan en la empresa (un teléfono móvil Nokia y un portátil)

    Dejo el enlace:
    http://quilombo.wordpress.com/2008/02/07/gtd-en-un-movil-nokia-6234/

  6. Dídac Lee dijo:

    gracias a todos por vuestros comentarios!

    Al final creo que sea cual sea la metodología que se utilice, lo más importante es la consistencia en que se hacen las cosas. Y obviamente, lo que le funciona a uno, no tiene porque funcionarle a otro.

  7. Jenny dijo:

    Yo inicie el uso de GTD a mediados de abril y me ha resultado super efectivo, especialmente porque soy consultora y catedrática, lo que implica manejar un sin fin de tareas donde la organización es la diferencia entre sobrevivir y tener éxito.
    Coincido con Anna en que cada uno debe adaptarlo a sus necesidades y a los elementos de apoyo que tenga disponible, los mios son mi notebook uno de la marca ELIGO con viñetas de colores separando las hojas, mi palm Z22 y mi hpcompac nx6320.

  8. Marcos dijo:

    Me ha dado por leer tu blog hoy Dídac, rompiendo un poco mi GTD y da la casualidad que ayer estuve investigando un sistema para que mis empleados pudieran organizarse de una forma sencilla, proyectos, necesidades, acciones y futuribles.

    Di con esto que es una aplicación del GTD en Ruby on Rails, http://www.rousette.org.uk/projects/, instalarla en un servidor requiere sus conocimientos, pero hay una opción muy buena, utilizar Bitnami ( http://bitnami.org/ ) y la tarea se convierte en un “siguiente siguiente continuar”.

    Os dejo también un screencast de como hacerlo,

    http://www.screencasts.es/2008/05/30/bitnami-stacks/

    Un saludo,

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